Fatura kesmek, tahsilatı takip etmek, stoğu güncel tutmak ve ay sonunda muhasebeciye düzgün bir dosya göndermek. Ön muhasebe programı tam olarak bunu yapar; defter tutmak muhasebecinizin işi, günlük akışı kayıt altına almak sizin. Doğru programı seçmek için pahalı olanı ya da en çok reklamı görüleni değil, işletmenizin günlük akışına oturanı bulmak gerekir. Aşağıdaki on soru, karşılaştırma yaparken elinizde tutabileceğiniz bir kontrol listesi.
1. Bulut mu, masaüstü mü?
Masaüstü programlar tek bilgisayarda çalışır; yedeği siz alırsınız, güncellemeyi siz kurarsınız, dükkânda değilseniz veriye ulaşamazsınız. Bulut tabanlı ön muhasebe programında veri sunucuda tutulur, tarayıcı veya telefon uygulamasıyla her yerden girilir, yedekleme ve güncelleme sağlayıcının işidir. Sahada teklif veren, depoda sayım yapan ya da evden fatura kesen herkes için bulut pratik seçim. Tek dikkat noktası internet bağlantısı; kesintide çalışabilen masaüstü uygulaması olan bulut çözümler iki dünyanın avantajını birleştirir.
2. e-Fatura ve e-Arşiv programın içinde mi?
Fatura kesip ayrı bir portala girip tekrar işlemek, günde birkaç kez yapıldığında ciddi zaman kaybıdır. Program e-Fatura ve e-Arşiv’i doğrudan kesmeli, gelen e-Faturaları ve e-İrsaliyeleri kendi içinde göstermeli. Entegratör bağlantısının kurulum adımlarını ve ek ücretini satın almadan önce sorun.
3. Fatura kesince stok düşüyor mu?
Ön muhasebenin en sık atlanan parçası stok. Satış faturası kesildiğinde stok otomatik azalmalı, alış faturası girildiğinde artmalı. Depo bazlı takip, kritik stok uyarısı ve barkodla ürün bulma, ürün sayısı yüzü geçen her işletmede günlük ihtiyaca dönüşür.
4. Cari hesaplar kendiliğinden güncelleniyor mu?
Bir müşteriye fatura kestiğinizde borcu artmalı, tahsilat girdiğinizde düşmeli; vadesi geçen alacaklar listenin başına çıkmalı. Programda cari ekstre alıp müşteriye gönderebiliyor musunuz, tedarikçi bakiyelerini aynı ekranda görüyor musunuz? Bu iki soru, tahsilat takibinin defterden programa taşınıp taşınamayacağını belirler.
5. Kasa ve banka hareketleri tek yerde mi?
Nakit, kredi kartı, havale ve çek tahsilatları farklı kasalara düşer. Programın kasa ve banka hesaplarını ayrı ayrı tutması, masrafları kategoriyle kaydetmesi ve dönem sonunda kâr-zarar görünümü vermesi gerekir. Banka hareketlerini dosyadan içe aktarma özelliği varsa mutabakat için saatler kazanırsınız.
6. Teklif ve sipariş akışı var mı?
Teklif hazırlayıp onaylanınca siparişe, sipariş teslim edilince faturaya dönüşen bir akış, aynı bilgiyi üç kez girmenizi önler. Hizmet ve üretim işletmelerinde bu zincir, ön muhasebe programının en çok kullanılan bölümü olur.
7. Muhasebeciniz sisteme nasıl erişecek?
Ay sonunda faturaları toplayıp e-posta ile göndermek yerine muhasebecinize kendi girişini verebiliyor musunuz? Muhasebeci portalı olan programlarda muhasebeci ihtiyaç duyduğu belgeleri kendisi alır, siz de “dosyayı gönderdin mi” trafiğinden kurtulursunuz.
8. Telefondan kullanılabiliyor mu?
Tahsilat sahada yapılır, stok depoda sayılır, teklif müşterinin yanında verilir. Programın gerçek bir mobil uygulaması olup olmadığına ve uygulamadan fatura kesilip kesilemediğine bakın. Yalnızca tarayıcıdan küçültülmüş bir ekran, sahada kullanılmaz.
9. Pazaryeri ve ödeme entegrasyonları
Trendyol gibi pazaryerlerinde satış yapıyorsanız siparişlerin programa otomatik düşmesi, faturanın oradan kesilmesi ve stoğun ortak tutulması gerekir. Kafe ve restoran işletiyorsanız QR menü ve sipariş entegrasyonu aynı hesapta olmalı. Entegrasyon listesini “gelecekte eklenecek” vaadiyle değil, bugün çalışan haliyle isteyin.
10. Fiyat neyi kapsıyor?
Aylık ücret dışında kullanıcı başı ek ücret, e-Fatura kontör bedeli, entegrasyon ücreti ve destek kapsamını sorun. Ücretsiz deneme süresi olan programı gerçek verinizle, gerçek bir ay sonu kapanışıyla test edin; kayıt ekranında değil, ay sonunda anlaşılır.
Kısa kontrol listesi
- Bulut tabanlı, mobil ve masaüstü uygulaması olan
- e-Fatura ve e-Arşiv’i içeriden kesen, gelen belgeleri gösteren
- Fatura kesince stoğu ve cari hesabı otomatik güncelleyen
- Kasa, banka ve masrafı tek ekranda tutan
- Teklif, sipariş ve irsaliye zinciri olan
- Muhasebeciye ayrı giriş veren
- Pazaryeri entegrasyonu olan
- Fiyatı ve deneme koşulları net olan
MuhaSobe bu listenin tamamını tek hesapta sunar: bulut tabanlı, telefon ve bilgisayar uygulamalarıyla çalışır, e-Fatura ve e-Arşiv’i içeriden keser, stok, cari, kasa ve banka birbirine bağlıdır, muhasebeci portalı ve Trendyol entegrasyonu hazırdır. On dört günlük ücretsiz denemeyi kendi faturalarınızla test edebilir, paketleri fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsiniz.
Okuyucu yorumları
Yorum yazın
Yorumunuz incelendikten sonra yayınlanacaktır.